Esitluse kujundamise tellimisel lepi kokku kolm asja: millist otsust esitlus toetab, kes seda pärast muudab ja millises programmis seda kasutatakse. Ühekordne konverentsiettekanne, kliendile saadetav müügiesitlus ja kogu meeskonna esitlusmall vajavad erinevat ülesehitust. Kui müügiinimesed peavad hiljem teksti, pilte ja arve vahetama, telli muudetav tööfail ning katseta seda oma arvutis enne töö vastuvõtmist.
Esitluse disain ei alga taustavärvist. Esmalt peab selge olema, mida klient pärast kohtumist mõistab ja millise järgmise sammu saab teha. Alles seejärel tasub otsustada slaidide järjekord, visuaalne keel ja vajalikud joonised. Nii saab kujundajalt küsida sisuliselt võrreldavat pakkumist.
Kas vajad müügiesitlust, ettekannet või esitlusmalli?
Need võivad välja näha sarnased, kuid täidavad eri ülesandeid. Ettekande slaidid toetavad rääkijat. Iseseisvalt loetav materjal peab andma selgitused ka ilma esinejata. Mall peab võimaldama töötajal uut sisu lisada, säilitades loetavuse ja ettevõtte stiili.
| Vajadus | Mida tellida? | Mida vastuvõtmisel proovida? |
|---|---|---|
| Müügiesindaja tutvustab teenust kohtumisel | Selge jutustusega slaidipakk, mida saab kliendi järgi lühendada või täiendada | Kas põhisõnum säilib, kui üks näide välja jätta? |
| Klient loeb materjali iseseisvalt | Piisavate selgitustega jagamisversioon, näiteks PDF | Kas teenuse sisu ja järgmine samm on arusaadavad ka suulise kommentaarita? |
| Meeskond teeb iga nädal uusi esitlusi | Muudetav esitlusmall koos eri paigutuste ja täidetud näidetega | Kas kolleeg saab ise lisada teksti, foto ja diagrammi? |
| Ühekordne ettekanne suurel ekraanil | Rääkija kavaga kooskõlas slaidid ja kokkulepitud tehniline formaat | Kas tekst ja joonised on kaugemalt loetavad ning videod töötavad? |
Kui vajad nii ettekannet kui ka järelkirjaga saadetavat faili, kirjuta mõlemad väljundid lähteülesandesse. Samast materjalist saab teha kaks versiooni, kuid neid ei tasu vaikimisi samaks tööks pidada: iseseisvalt loetav versioon võib vajada täiendavaid selgitusi ja teistsugust paigutust.
Pane enne kujundamist paika kliendi küsimus
Ettevõtte ajalugu, meeskond ja teenuste loend ei pea moodustama esitluse algust. Mõtle, miks kuulaja kohtumisel osaleb. Kas ta võrdleb tarnijaid, otsib lahendust konkreetsele probleemile või peab saadud pakkumist oma juhile põhjendama? Esitluse sisu peaks aitama tal just seda teha.
Üks võimalik müügiesitluse ülesehitus liigub kliendi olukorrast lahenduseni: probleem, pakutav lähenemine, töö tulemus, tõendus, koostöö korraldus ja järgmine samm. See on töövahend, mitte kohustuslik slaidide järjekord. Juba tuttavale kliendile võib olla vaja hoopis lühikest lahenduste võrdlust.
Hüpoteetiline näide: hooldusettevõte tutvustab teenust kinnisvarahaldurile. Slaid „Meie teenused” loetleb kümme tegevust. Kasulikum võib olla näidata, kuidas rikke teavitusest jõutakse töö lõpetamise ja aruandeni, kes igas etapis suhtleb ning millised tööd tuleb eraldi kokku leppida. Näide selgitab esitluse ülesehitust ega kirjelda Kala Ruuduse kliendiprojekti.
Mida tähendab päriselt muudetav PowerPointi esitlus?
PPTX-faili olemasolu ei tähenda veel, et kogu vajalik sisu on mugavalt muudetav. Slaid võib koosneda ühest suurest pildist: fail avaneb PowerPointis, kuid üksikut hinda või skeemi nimetust ei saa tavalisel viisil asendada. Seetõttu nimeta tellimuses elemendid, mida meeskond peab ise muutma.
- Tekst: pealkirjad, kliendinimed ja kirjeldused peavad olema muudetavad tekstiväljad.
- Diagrammid: täpsusta, kas arvude muutmine peab uuendama ka graafikut või piisab fikseeritud illustratsioonist.
- Fotod: pildi vahetamine peaks olema võimalik ilma kogu slaidi uuesti paigutamata.
- Slaidipaigutused: lepi kokku korduvad tüübid, näiteks võrdlus, protsess, meeskond, hinnainfo ja lõpuslaid.
- Kasutusjuhend: palu lühidalt näidata, kuidas uut slaidi luua ning milliseid elemente tasub puutumata jätta.
PowerPointi slaidimeister ehk Slide Master aitab hoida korduvaid kujundusvalikuid ühtsena. Näiteks selgitab Microsofti fondijuhend, kuidas slaidimeistri kaudu rakendada kirjatüüpe ja salvestada need korduvkasutatavasse malli. Tellijana ei pea sa seda ise üles ehitama, kuid saad paluda kujundajal malli toimimist näidata.
Kuidas siduda esitlus ettevõtte visuaalse identiteediga?
Saada kujundajale kehtiv logo, värvid, kirjatüübid ja olemasolevad materjalid. Kui ettevõttel on brändiraamat või CVI, märgi, millised reeglid on kohustuslikud ja kus võib lahendust kohandada. Veebilehe kujunduse kopeerimine slaidile ei pruugi sobida: ekraanil või projektoril vaadeldav info vajab oma hierarhiat.
Oluline on ka fontide praktiline kasutamine. Microsofti järgi sõltub fondi faili kaasamise võimalus muu hulgas fondi lubadest; ainult kasutatud märkide kaasamine võib piirata hilisemat muutmist sama fondiga. Lepi seetõttu kokku sobiv põhifont ja vajadusel asendusfont ning testi faili töötaja tegelikus keskkonnas.
Kui logo, värvid ja materjalide üldine stiil on omavahel vastuolus, võib vaja minna esmalt firmagraafika korrastamist. Ühe esitluse kujundamise tellimus ei pea automaatselt kasvama terveks brändiuuenduseks: erista vajalikud alusotsused suuremast võimalikust jätkutööst.
Graafikud peavad vastama küsimusele, mitte täitma tühja ruumi
Iga diagrammi juures peaks olema selge, mida võrreldakse, mis perioodi andmed hõlmavad ja kust need pärinevad. Saada kujundajale võimalusel andmetabel, mitte vanast esitlusest tehtud ekraanipilt. Nii saab kontrollida nimetusi ja ühikuid ning vajadusel valida arusaadavama esitusviisi.
Kui slaidil on liiga palju arve, otsusta, milline järeldus peab kohtumisel kohale jõudma. Detailse tabeli saab paigutada lisasse. Lugejale vajalikku piirangut ei tohi seejuures ära peita: prognoos peab jääma prognoosiks ning väike näidis ei tohi näida kogu turgu kirjeldava tulemusena. Lähteandmete ettevalmistamist käsitleb pikemalt infograafika tellija juhend.
Millest sõltub esitluse kujundamise hind?
Slaidide arv aitab mahtu hinnata, kuid sellest üksi ei piisa. Kümme lihtsat tekstislaidi ja kümme algusest loodavat skeemi võivad tähendada väga erinevat tööd. Pakkumises tasub eristada sisu korrastamine, kujunduskontseptsioon, slaidide teostus ja korduvkasutatava malli ehitamine.
Töömahtu mõjutavad ka lähteinfo valmidus, illustratsioonide vajadus, keeleversioonid, tehnilised väljundid ning parandusringid. Uue sõnumi väljatöötamine ei ole sama ülesanne mis kinnitatud teksti paigutamine. Samuti lisa päringusse tähtaeg ja kuupäev, millal lõplik sisu jõuab kujundajani.
Küsi, mida üks parandusring tähendab ja kes koondab meeskonna tagasiside. Kui sisu pärast kujunduse kinnitamist oluliselt muutub, võib muutuda ka töömaht. Selge kokkulepe aitab eristada kokkulepitud parandusi uuest ülesandest.
Kontrolli üleandmisel faili, mitte ainult ekraanipilti
- Ava esitlus programmis ja arvutis, mida meeskond päriselt kasutab.
- Asenda pealkiri pikemaga ning lisa kliendinimi. Vaata, kas tekst mahub ja jääb loetavaks.
- Muuda üht arvu ning kontrolli diagrammi, ühikut ja selgitust.
- Vaheta foto, lisa malli põhjal uus slaid ja eemalda üks olemasolev.
- Kontrolli täpitähti, linke, videoid ja vajadusel võrguühenduseta esitlust.
- Ekspordi PDF ja loe seda iseseisva dokumendina. Veendu, et vajalik sisu ei sõltu animatsioonist.
Palu testi teha ka kolleegil, kes kujundusprotsessis ei osalenud. Kui ta ei suuda lihtsat muudatust teha või peab iga slaidi jaoks juhiseid küsima, vajab mall või selle kasutusjuhend täiendamist.
Esitluse kujundamise hinnapäringu näidis
Vajame [teenuse/toote] esitlust [kliendirühmale]. Kasutame seda [kohtumisel / veebikõnes / iseseisvalt lugemiseks]. Soovitud järgmine samm on [näiteks tehniline konsultatsioon]. Olemas on [tekst, vana esitlus, brändijuhend ja andmed]. Vajame ligikaudu [arv] slaidi ning [valmis esitlust / korduvkasutatavat malli]. Faili muudavad [kasutajad] programmis [programm ja versioon]. Vajalikud keeled on [keeled], esitamise kuupäev [kuupäev] ja lõplik sisu valmib [kuupäev]. Palume pakkumises eristada sisu korrastamine, kujundamine, mall ja parandusringid.
Lisa päringule mõni olemasolev slaid ning kirjelda, mis praegu ei tööta: ebaselge sõnum, ebaühtlane kujundus, raskesti loetavad graafikud või keeruline muutmine. See annab parema lähtekoha kui soov saada lihtsalt „moodsam esitlus”.
Kala Ruuduse visuaalse identiteedi ja andmete visualiseerimise teenused on asjakohased lähtekohad, kui ettevõtte esitlus vajab ühtset ilmet või selgemaid graafikuid. Saada meile oma praegune esitlus ja kasutusvajadus, et saaksime arutada sobivat kujundustöö ulatust ning vajalikku failivormingut.