Aastaaruande kujundamise tellimiseks pane kõigepealt paika lugeja, avaldamisviis ja sisu kinnitajad. Saada kujundajale peatükkide loend, teksti näidis, algsed andmetabelid ning soovitud väljundid. Hind sõltub lisaks mahule sellest, kui palju tuleb korrastada sisu, luua diagramme, teha keeleversioone ja kontrollida digitaalse faili kasutatavust. Ainult lehekülgede arvust ei piisa võrreldava pakkumise saamiseks.
Juhend sobib organisatsioonile, kes soovib aasta tegevused ja tulemused partneritele, klientidele, rahastajatele või töötajatele arusaadavalt esitada. Keskmes on avaliku aastaaruande visuaalne tervik ja küljendus. Majandusaasta aruande sisuline koostamine, nõutavad aruandevormid ja esitamine tuleb korraldada oma vastutavate spetsialistidega.
Millise küsimuse peab lugeja aruandest vastuseks saama?
Alusta aruande ülesandest. Rahastaja võib otsida, millised tegevused tehti ja kuidas nende tulemus on mõõdetud. Koostööpartner võib tahta mõista organisatsiooni suunda ning järgmise aasta prioriteete. Töötaja vajab seost oma töö ja ühiste tulemuste vahel. Need vajadused mõjutavad, mis jõuab kokkuvõttesse, mis põhiosasse ja mis lisadesse.
Koosta enne kujundamist sisu kaart: iga peatüki juures üks lugeja küsimus, seda toetavad faktid ja materjali eest vastutav inimene. Näiteks peatükk „Tegevuse tulemused” võiks vastata küsimusele, mis võrreldes eelmise perioodiga muutus. Pelgalt ürituste loetelu ei vasta sellele, kui aruande eesmärk on näidata tegevuste mõju.
Ära suru kõiki lugejaid ühele kokkuvõttele. Põhifail võib olla ühine, kuid selle alguses peab olema lihtne leida tegevuse ulatus, olulisemad tulemused ja piirangud. Kui vajatakse ka lühikest partneritele saadetavat ülevaadet, nimeta see hinnapäringus eraldi väljundina.
PDF, trükis või veebileht vajavad erinevaid otsuseid
Veebis jagatav PDF peab toimima failina: peatükke peab saama leida, tekst peab olema loetav ning lingid viima õigesse kohta. Trükitud aruande puhul lisanduvad formaat, paber, köide ja kogus. Veebilehena avaldatud kokkuvõte annab võimaluse ehitada sisu ekraani järgi ning siduda peatükid muude lehtedega, kuid vajab eraldi teostust ja kontrolli.
| Väljund | Kirjelda kasutust | Lepi kokku üleandmisel |
|---|---|---|
| Digitaalne PDF | Kust fail alla laaditakse, kes seda loeb ja milliste seadmetega. | Toimiv sisukord, järjehoidjad, lingid, valitav tekst ning vajalikud ligipääsetavuse kontrollid. |
| Trükitud aruanne | Kogus, kasutuskoht, soovitud formaat ja kättesaamise kuupäev. | Trükikoja nõuetele vastav fail, proov ning tootmise ja tarne ulatus. |
| Veebikokkuvõte | Peamised tulemused ja seos täieliku aruandega. | Sisu haldamise võimalus, kohanduv paigutus ja viited aruandele. |
| Järgmise aasta alus | Millised osad korduvad ja kes neid hiljem uuendab. | Muudetavad lähtefailid, stiilid, seotud materjalid ning uuendamise kokkulepe. |
Üks kujundus võib anda aluse mitmele väljundile, kuid töömaht tuleb igaühe jaoks kirjeldada. Trükivalmis faili veebilehele lisamine ei kinnita automaatselt digitaalset kasutusmugavust. Kui aruanne läheb paberile, aitab tehnilise üleandmise küsimusi täpsustada trükifaili ettevalmistamise juhend.
Saada kinnitatud sisu ja arvude algallikad
Mitme osakonna materjali puhul määrab töö sujuvuse ühine põhiversioon. Saada tekstid loogilises järjestuses, märgi pealkirjatasemed ning näita, millised osad on lõplikud ja millised veel muutuvad. Eelmise aasta PDF sobib võrdluseks, kuid selle sees olevad tekstid ja joonised ei asenda käesoleva aasta lähteandmeid.
Diagrammi juurde lisa andmetabel, näitaja määratlus, periood, mõõtühik ja allikas. Näiteks „teenindatud kliente” võib tähendada unikaalseid inimesi või teeninduskordi. Kui need mõisted eri peatükkides vahelduvad, ei paranda ühtne graafiline stiil sisulist vastuolu. Lepi kokku inimene, kes kinnitab arvud ja nende tähenduse.
Koosta ka piltide nimekiri koos allkirjade, autorite ja kasutusinfoga. Saada originaalfailid, et kujundaja saaks hinnata sobivat kasutussuurust. Kui aruandes tuleb näidata aasta jooksul muutunud brändi, täpsusta, millist logo ja visuaalse identiteedi versiooni avaldamisel kasutatakse.
Vali diagramm selle järgi, mida tuleb võrrelda
Aastaaruande joonisel peab olema selge ülesanne. Ajalist muutust, kategooriate võrdlust ja tegevuste järjestust ei pea esitama samal viisil. Mõnikord on kõige kasulikum tabel, sest lugeja otsib täpset arvu. Teisel juhul aitab üks lihtne diagramm märgata muutuse suunda.
Hoia võrreldavad perioodid ja näitajate määratlused järjepidevad. Kui andmekogumise viis või tegevuse ulatus muutus, lisa selgitus joonise lähedale. Esile tõstetud suur arv vajab sama konteksti kui põhitekst: millise perioodi, piirkonna või rühma kohta see käib?
Hüpoteetiline näide: organisatsioon raporteerib tänavu 1200 osalemiskorda ja eelmisel aastal 800 inimest. Nende põhjal ei saa kujundada põhjendatud väidet osalejate arvu kasvust, sest mõõdetakse eri asju. Enne võrdlusjoonise tegemist tuleb leida võrreldavad väärtused või esitada näitajad eraldi koos määratlusega. Näide on väljamõeldud ega kirjelda Kala Ruuduse klienditööd.
Andmete ettevalmistamise ja visuaalse täpsuse kohta loe infograafika kujundamise juhendit. Aruande tervikus tuleb lisaks kontrollida, et sama näitaja oleks kokkuvõttes, diagrammis ja tabelis ühesugune.
Kinnita kujundussüsteem päris materjaliga
Enne kogu aruande küljendamist palu näidata proovilehekülgi, mis esindavad selle keerukamaid osi. Kaas ja õhuline peatüki algus ei näita veel, kuidas süsteem toimib pika tabeli, mitme graafiku või rohke tekstiga leheküljel.
- Kokkuvõte: kas olulised tulemused ja nende kontekst on kiiresti leitavad?
- Pikk tekst: kas pealkirjad, lõigud ja kõrvalinfo eristuvad ka tavalisel vaatamissuurusel?
- Diagramm: kas nimetused, ühikud, allikas ja selgitus on loetavad?
- Tabel: kas veerupealkirjad ja väärtuste seosed jäävad arusaadavaks mitmele lehele jagunemisel?
- Pildilehekülg: kas allkirjad seostuvad õige pildiga ning annavad vajaliku tausta?
Kasuta proovides päris teksti ja andmeid, sest kohatäitetekst võib varjata pikki pealkirju ning ebamugavaid tabeliridu. Mahuka väljaande vormi ja küljenduse eristamist käsitleb ka raamatu kujundamise juhend. Aruande puhul lisa proovile kindlasti korduvad näitajad ja numbritabelid.
Digitaalse PDF-i loetavus hõlmab ka selle struktuuri
Selge visuaal on vajalik, kuid ekraanil loetava PDF-i puhul tuleb kontrollida ka sisu tehnilist struktuuri. Adobe ligipääsetavate PDF-ide juhend kirjeldab märgendatud sisu, pealkirjade hierarhiat, loogilist lugemisjärjekorda ja piltide tekstialternatiive. Need tuleb kavandada lähtefailis ning kontrollida eksporditud PDF-is.
Kui pakkumine sisaldab ligipääsetavuse tööd, küsi, millised nõuded ja kontrollid sinna kuuluvad. Märgendamise sisselülitamine üksi ei kinnita lõppfaili sobivust. Näiteks mitme veeruga lehe tekst peab olema loogilises lugemisjärjekorras ja keerulise tabeli seosed arusaadavad.
Aruande veebikokkuvõttes ära jäta diagrammi olulist mõtet ainult pildi sisse. W3C keerukate piltide juhend soovitab joonise juures tekstilist selgitust, mis annab edasi väärtused, seosed ja trendid. Praktiliselt võib see tähendada lühikest kokkuvõtet ning vajadusel andmetabelit. PDF-i ja veebilehe ligipääsetavuse teostus tuleb kirjeldada eraldi.
Millest aastaaruande kujundamise hind sõltub?
Küljendamise mahtu mõjutavad sisu keerukus ja valmidus. Ühtlase tekstiga 40 lehekülge võivad nõuda vähem eritööd kui 20 lehekülge erinevaid tabeleid, kaarte ja infograafikat. Täpsusta, kas tellid valmis materjali paigutamist või ka struktuuri arendamist, tekstide toimetamist ning jooniste loomist.
Pakkumises peaksid eristuma kujunduskontseptsioon, küljendus, diagrammid, keeleversioonid, digitaalse faili kontroll ning trükiks ettevalmistus. Vajadusel lisa tootmine ja tarne. Küsi ka parandusringide arvu ning seda, kuidas käsitletakse pärast küljendamist saabuvat uut sisu.
Ajakava koostamisel määra kolm kinnitust: sisu ja andmed, kujundussüsteem ning lõppfail. Kui arvud veel muutuvad, lepi kokku, milliseid osi saab varem kujundada ja millal tuleb lõplik andmeversioon. Nii on enne tähtaega selge, kes peab mida kontrollima ning milline fail on avaldamiseks kinnitatud.
Hinnapäringu sisendid ja failide üleandmine
Saada esimeses päringus aruande eesmärk, lugejad, peatükkide loend, tekstimaht ning jooniste ja tabelite ligikaudne arv. Lisa üks keerukam sisunäidis, keeled, väljundid, sisu valmimise aeg ja avaldamistähtaeg. Eelmise aasta aruanne aitab näidata, mida soovid säilitada ja mis vajab parandamist.
Üleandmisel lepi kokku ka järgmise aasta töö alus: millised muudetavad failid saad, millised materjalid on nendega seotud ja kes hakkab neid uuendama. Kui eesmärk on iseseisev iga-aastane uuendus, tuleb hinnata, kas tellija töövahendid ja oskused sobivad valitud kujundussüsteemiga. Professionaalne küljendusfail ei ole automaatselt lihtne kontorimall.
Kala Ruuduse trükidisaini teenus hõlmab trükiste kujundamist ning andmete visualiseerimise teenus staatiliste graafikute ja diagrammide loomist lähteandmete põhjal. Need on aruande visuaalse terviku arutamiseks asjakohased lähtekohad; sisu koostamise, keeletoimetamise ja failikontrolli ulatus tuleb pakkumises täpsustada.
Saada meile aruande sisuplaan ja üks näidispeatükk. Lisa vajalikud väljundid ja tähtaeg ning märgi, kas diagrammid on olemas või vajavad loomist. Selle põhjal saab arutada kujundustöö mahtu ja seda, millised otsused tuleks enne küljendamist teha.