Firmaürituse korraldamise hinnapäring peab kirjeldama sündmuse eesmärki, külalisi, kuupäeva, eelarveraami ja agentuurilt oodatavat tööd. Valmis peoideed ei pea tellijal olema, kuid partner peab teadma, kellele sündmust tehakse ja mida see peaks osalejatele andma. Võrreldav pakkumine eristab kontseptsiooni, korraldustöö ning koha, tehnika, toitlustuse ja programmi kulud.
See juhend sobib ettevõtte juubeli, töötajate tänuürituse või kliendisündmuse ettevalmistamiseks. Selle asemel, et alustada esineja valimisest, tasub kõigepealt kokku leppida külalise kogemus ja tööjaotus. Nii saab agentuur pakkuda sinu ülesandele sobivat tervikut ning tellija hinnata, mille eest ta maksab.
Sõnasta eesmärk külalise kogemuse kaudu
„Soovime meeldejäävat üritust” väljendab soovi, kuid jätab programmi valiku lahtiseks. Täpsem lähtekoht võib olla tänada töötajaid konkreetse aasta panuse eest, tutvustada klientidele uut teenusesuunda või tuua eri osakondade inimesed omavahel suhtlema. Iga eesmärk vajab erinevat sisu ja ajakasutust.
Vali üks põhieesmärk ja paar toetavat ootust. Töötajate tänuõhtu puhul võib oluline olla isiklik tunnustus ning aeg kolleegidega vestelda. Kliendiüritusel võib keskne olla toote proovimine ja vestlus õige spetsialistiga. Kui programm sisaldab kõike korraga, tuleb hinnata, kas külalisel jääb üldse aega selleks, mille pärast ta kohale kutsuti.
Kirjelda ka seda, mida soovid pärast sündmust teada saada. Kas külalised said olulisele küsimusele vastuse? Kas tänu jõudis nende inimesteni, keda sooviti tunnustada? Kas kliendikohtumisel lepiti kokku järgmine samm? Osalejate arv aitab kirjeldada ulatust, kuid ei anna neile küsimustele üksi vastust.
Anna agentuurile külaliste ja ajaraami kohta päris info
Pane kirja, kes osalevad: töötajad, kaaslased, kliendid, partnerid või eri rühmade kombinatsioon. Lisa esialgne inimeste arv ning see, millal arv täpsustub. Sama ruum ja programm võivad sobida ühele seltskonnale, kuid teise puhul vajada muud korraldust.
Olulised on ka keeled, saabumise viis ja sündmuse kestus. Kui inimesed tulevad eri linnadest, tuleb ajakavasse arvestada liikumine. Kui õhtu järel on vaja transporti või majutust, nimeta see juba päringus. Varasemate ürituste kohta lisa, mis osalejatele sobis ja millist kordust soovid vältida.
Külaliste vajadused tasub selgitada enne koha ja tehnika lukustamist. W3C sündmuste ligipääsetavuse kontrollnimekiri soovitab küsida osalejate ligipääsetavuse vajadusi ning arvestada ruumide, heli ja materjalide kasutatavusega. Praktiliselt tähendab see, et korraldaja peab teadma, kas inimesel on võimalik kohale jõuda, programmist osa saada ning vajalikku infot mõista.
Kuupäeva juures erista kindel tingimus ja eelistus. Näiteks ettevõtte aastapäev võib olla seotud konkreetse päevaga, kuid töötajate koosviibimise puhul võivad sobida mitu nädalat. Kui koht või esineja on juba tellitud, anna partnerile teada ka olemasoleva kokkuleppe ulatus.
Eelarveraam aitab valida teostatava lahenduse
Ütle, kas eelarve tähendab kogu sündmuse kulupiiri või ainult agentuurilt tellitavat osa. Lisa, kas summasse peavad mahtuma maksud, transport, majutus ja korraldustöö. Nii ei võrrelda ühelt partnerilt terviklahendust teise partneri osalise programmiga.
Kui täpset summat pole veel kinnitatud, anna põhjendatud vahemik ning nimeta prioriteedid. Näiteks võib tähtsaim olla sobiv suhtluskeskkond ja hea toitlustus, teises projektis aga toote esitlus koos vajaliku tehnikaga. Piiratud eelarve puhul aitab see partneril pakkuda sisulisi valikuid.
| Kuluosa | Mida täpsustada? | Mis võib mahtu muuta? |
|---|---|---|
| Kontseptsioon ja korraldustöö | Idee, planeerimine, partnerite koordineerimine ja kohapealne juhtimine. | Projekti keerukus, ajakava ning tellija ja agentuuri tööjaotus. |
| Koht ja tehnika | Ruumide kasutusajad, mööbel, heli, valgus ja ekraanid. | Paigalduse ning proovi vajadus, koha olemasolevad võimalused. |
| Toitlustus ja teenindus | Külaliste arv, menüü, joogid ja teenindamise viis. | Osalejate lõplik arv, kestus ning tellimuse muudatused. |
| Programm ja materjalid | Esinejad, tegevused, kutsed, kujundus ja muud kokkulepitud väljundid. | Programmi ulatus, erilahendused ja täiendavad versioonid. |
| Liikumine ja majutus | Kes, kust ja millal sõidab ning kus ööbitakse. | Saabumiskohad, ajad, inimeste arv ja majutusvajadus. |
Küsi, millised summad on kinnitatud pakkumised ja millised esialgsed hinnangud. Pane kirja, kuidas kiidetakse heaks lisatöö ning mis muutub külaliste arvu või programmi täpsustumisel. Ühe inimese kohta arvutatud keskmine hind võib olla võrdluseks abiks, kuid sündmusel on ka kulusid, mis ei muutu iga lisanduva külalisega samas tempos.
Lepi kokku, kes mille üle otsustab
Määra tellija poolel üks inimene, kes koondab tagasiside ja kinnitab otsused. Juhtkond võib kinnitada eesmärgi ning eelarve, personalitiim külaliste korralduse ja turundustiim sõnumid. Agentuurile peaks jõudma nende ühine otsus, mitte mitu vastuolulist kommentaari.
Eralda tööde loendis tellija ja partneri ülesanded. Kes koostab külaliste nimekirja? Kes saadab kutsed ja jälgib vastuseid? Kes kinnitab esitlused ning kõnede sisu? Kes suhtleb koha ja tehnilise meeskonnaga? Iga ülesande juures peab olema vastutaja ja vajalik kuupäev.
Agentuuri kaasamine võib katta kogu sündmuse või ainult kindla osa. Kui sul on koht ja toitlustus olemas, kuid vajad kontseptsiooni ning kohapealset juhtimist, kirjuta see otse päringusse. Kui soovid terviklahendust, nimeta ka need osad, mida sageli märgatakse hiljem: registreerimine, külaliste info, kujundusmaterjalid ja sündmusejärgne kokkuvõte.
Seo programm, ruum ja visuaalne tervik
Kontseptsioon peab aitama programmi tervikuks siduda. See võib väljenduda sõnumis, ruumilahenduses, esinemiste järjekorras või külalisi kaasavas tegevuses. Teema nimi ja dekoratsioonid üksi ei näita veel, kuidas õhtu toimima hakkab.
Hüpoteetiline näide: ettevõtte juubelil soovitakse tunnustada eri aegadel töötanud inimesi ja näidata ettevõtte arengut. Üks võimalik lahendus on lühikesed lood programmis ning fotod ja ajajoon vestlusalal. Pikk esitlus keset kogu õhtut võib sama eesmärgi jaoks olla vähem sobiv, kui see võtab ära kohtumiste aja. Näide on väljamõeldud ega kirjelda Kala Ruuduse kliendiprojekti.
Kui kasutad ekraanil esitlust, kontrolli teksti loetavust ja sisu tegelikku kuvamiskohta. Esitluse kujundamise juhend aitab täpsustada visuaalse materjali ulatust. Kingituse korral seosta see sündmuse eesmärgi ja saajaga; hooajalise tänukingi planeerimist käsitleb kliendikingituste juhend.
Millise ajakava peaksid enne sündmust kinnitama?
Koosta eraldi ettevalmistuse tähtajad ja sündmuspäeva tööplaan. Esimene ütleb, millal peavad valmima kutsed, külaliste arv, materjalid ja tellimused. Teine kirjeldab saabumist, ülespanekut, proovi, programmi, üleminekuid ning lõpetamist. Külalisele saadetav lühike kava ja korraldusmeeskonna detailne plaan täidavad erinevat ülesannet.
Programmi kõrval peab olema aeg tehnika kontrolliks ja vajalike inimeste juhendamiseks. Kui kasutatakse videot, kõnesid või esinemist, tuleb täpsustada failid, vastutajad ja käivitamise järjekord. Lepi kokku ka see, kes saab sündmuse päeval muudatuse üle otsustada ning kelle kaudu info meeskonnani jõuab.
Enne lõplikku kinnitamist mängi külalise teekond läbi: kutse saamine, registreerumine, kohale jõudmine, vastuvõtt, programmis osalemine ja lahkumine. Iga sammu juures küsi, millist infot inimene vajab ning kes teda aitab. See toob välja lüngad, mida ainult esinejate nimekirja vaadates ei märka.
Kopeeritav firmaürituse lähteülesanne
Järgmine põhi sobib esimese sisulise vestluse alustamiseks. Lahtiste otsuste juurde võib märkida „ootame agentuuri ettepanekut”.
- Sündmus ja eesmärk: korraldame [sündmuse], et külalised saaksid [konkreetne kogemus või teadmine].
- Külalised: osalevad [rühmad], esialgu [arv] inimest. Lõpliku arvu kinnitame [aeg].
- Aeg ja koht: sobivad [kuupäevad/piirkond]. Kindlad tingimused on [tingimused]; koht on [olemas/otsimisel].
- Eelarve: kavandatud raam on [summa või vahemik], mis peab sisaldama [kuluosad ja maksude käsitlus].
- Tellitav töö: vajame abi [kontseptsioon, korraldus, programm, tehnika või muu]. Tellija teeb ise [ülesanded].
- Osalemise vajadused: arvestada tuleb [keeled, ligipääs, toitlustus, transport või majutus].
- Materjalid ja otsustamine: olemas on [brändijuhend, fotod, sisu]. Tagasiside koondab ja otsused kinnitab [vastutaja].
Kala Ruuduse sündmuste korraldamise teenus hõlmab eesmärgist lähtuvat kontseptsiooni, programmi ja ajakava ning kokkulepitud korraldusosi. Teenuseleht kirjeldab ka kutsete, registreerimisvormide ja vajadusel külaliste transpordi ning majutuse korraldamist. Täpne ulatus tuleb siduda sinu sündmuse vajadusega.
Saada meile firmaürituse lähteülesanne või alusta eesmärgist, külaliste arvust ja kuupäevast. Lisa eelarveraam ning olemasolevad kokkulepped. Nende põhjal saab arutada sobivat kontseptsiooni, korralduse tööjaotust ja võrreldavat pakkumist.