Uue töötaja tervituspakett võiks sisaldada mõnda päriselt vajalikku eset, isiklikku tervitust ja selget juhist esimeseks tööpäevaks. Hea komplekt lähtub inimese töökohast ja igapäevastest tegevustest. Ühtne kujundus seob esemed ettevõttega, läbimõeldud tellimiskorraldus aga võimaldab samasuguseid pakke kokku panna ka siis, kui uued kolleegid liituvad ükshaaval terve aasta jooksul.
Enne kruuside, märkmike või pusade valimist tasub seega vastata kahele küsimusele: mida uus inimene tegelikult kasutaks ning kes vastutab selle eest, et pakk õigel ajal temani jõuaks? Nende vastuste põhjal saab koostada sisuka lähteülesande nii kingituste valimiseks kui ka kujundamiseks.
Millist ülesannet tervituspakett täidab?
Tervituspakett annab võimaluse öelda inimesele isiklikult tere tulemast ja tutvustada ettevõtte olemust väikeste praktiliste detailide kaudu. Näiteks võib kaardile lisada tiimi tervituse ning kontaktisiku, kellelt esimese päeva kohta küsida. Pakend ja esemed võivad kanda sama värvikeelt, mida töötaja näeb kontoris ja ettevõtte veebis.
Kingipakk on siiski vaid üks osa sisseelamisest. CIPD sisseelamise juhend kirjeldab uue töötaja vastuvõtmist võimalusena aidata tal kohaneda ning anda tööks vajalikud teadmised ja tugi. Ka kõige ilusam karp ei asenda toimivaid töövahendeid, läbimõeldud esimest päeva ega inimest, kelle poole küsimustega pöörduda.
Seepärast erista tellimuses tööks vajalik varustus ja vabatahtlik tervituskingitus. Nii ei kulu kingieelarve asjadele, mis peaksid töötajal töö tegemiseks niikuinii olemas olema.
Mida võiks töötaja tervituspaki sisu hulka valida?
Alusta kasutusolukorrast, mitte kataloogi lehekülgedest. Üks hästi valitud ese võib olla kasulikum kui mitu sarnast meenet. Allolevad kombinatsioonid on mõttelised näited, mida tuleb kohandada konkreetse meeskonna järgi.
| Töökorraldus | Võimalik sisu | Mida enne kontrollida? |
|---|---|---|
| Peamiselt kontoris | Korduskasutatav kruus, sobivas formaadis märkmik ja tiimi tervituskaart | Kas neid esemeid kasutatakse ja kas kontoris on need juba olemas? |
| Hübriid- või kaugtöö | Joogipudel või termokruus, väike praktiline tarvik ja personaalne tervitus | Kas komplekt kannatab eraldi saatmist ning kas pakend kaitseb esemeid? |
| Liikuv töö või eri asukohad | Vastupidav kott, sobiv jooginõu ja meeskonda tutvustav kaart | Kas mõõt, kaal ja hooldus sobivad inimese igapäevase liikumisega? |
| Ühise riietusega meeskond | Valitud suuruses särk või pusa, millele lisandub tervituskaart | Kuidas inimene valib sobiva lõike ja suuruse ning kuidas lahendatakse vahetamine? |
Riideesemete puhul ära telli kõigile automaatselt üht lõiget või oletatud suurust. Praktilisem võib olla anda uuele kolleegile valik ning lisada riie komplekti hiljem. Trüki ja tikandi sobivust käsitleb eraldi firmariiete märgistuse valimise juhend.
Kui kaalud söödavat kingitust, planeeri ka sobiv alternatiiv. Säilivusaeg ja hoiutingimused mõjutavad seda, kas kingitust saab varuks tellida. Värske toidukingitus ja pikalt riiulis seisev põhikomplekt võivad vajada erinevat tellimistsüklit.
Loo ühtne kujundus, mis sobib eri esemetele
Ühtsus ei tähenda, et igale pinnale tuleb paigutada sama suur logo. Kruusi, tekstiili, kaardi ja karbi materjalid ning märgistusalad erinevad. Kujundus peaks nende eripäradega arvestama: ühel esemel võib piisata väikesest märgist, teisel saab kasutada ettevõtte mustrit või lühikest sõnumit.
Anna kujundajale kasutada kehtivad logofailid, värvid ja kirjatüübid. Kui olemas on brändiraamat ehk CVI, lisa ka see. Puuduvate kasutusreeglite korral tasub tervituspaketi projektis vähemalt valitud esemete kujunduspõhimõtted kirjalikult kokku leppida.
Isiklikkus on kõige paindlikum lisada kaardi või vahetatava ümbrise kaudu. Töötaja nime graveerimine igale esemele võib sobida erilise kingi puhul, kuid muudab aastaringse komplekteerimise keerukamaks. Trükivalmis põhikaart ja käsitsi kirjutatud tervitus võivad anda personaalse tulemuse ilma nimeliste esemete varuta.
Kaardi QR-kood võib viia ajakohase sisseelamisinfo juurde, ent lisa kõrvale ka loetav veebiaadress või kontakt. Kontrolli, kas uus inimene pääseb lehele juba enne ettevõtte kasutajakonto saamist. Avalikule kaardile ei kuulu paroolid ega muu juurdepääsuinfo.
Kuidas korraldada väikeseid kordustellimusi?
Aastaringne töötajate liitumine vajab teistsugust lahendust kui üks suur kinkide jagamine. Kasulik on eraldada püsiv põhikomplekt ja muutuv osa. Näiteks võivad kruus, pakend ja üldine kujundus püsida, samal ajal kui nimi, tiim ja riideese valitakse konkreetse inimese järgi.
Hüpoteetiline näide: ettevõte ootab aasta jooksul 30 uut töötajat, kellest kuus alustavad lähikuudel. Päringus võiks paluda võrrelda kuue tervikliku komplekti tellimist ja varianti, kus osa püsivaid esemeid valmistatakse suurema kogusena ette. Otsus sõltub hinnavahest, hoiuruumist, kujunduse püsivusest ning sellest, kui kindel värbamisplaan tegelikult on.
Ära eelda, et tarnija hoiab varu või komplekteerib üksikuid saadetisi automaatselt. Küsi need teenused ja tingimused eraldi üle. Kui pakid pannakse kokku ettevõttes, määra vastutaja, hoiukoht ja varu ülevaatamise kord. Uus tellimus peaks algama enne, kui viimane komplekt on ära jagatud.
- Säilita kinnitatud tootemudelid, värvid, mõõdud ja kujundusfailide versioonid.
- Lepi kokku, mida võib asendada, kui senine toode pole enam saadaval.
- Kirjelda, millised osad tellitakse ette ja millised lisatakse töötaja saabumisel.
- Kinnita iga kordustellimuse tarneaeg uuesti, eriti siis, kui muutub kogus või märgistus.
Millest tervituspaketi tellimise hind sõltub?
Võrreldav pakkumine näitab eraldi esemete, kujundamise, märgistamise, pakendi ja komplekteerimise maksumust. Vajaduse korral lisanduvad proovinäidis ning saatmine eri aadressidele. Ainult toodete ühikuhinna võrdlemine võib jätta olulise osa tööst arvestamata.
Esimese tellimuse ja kordustellimuse töömaht võivad erineda. Esimesel korral tuleb valida tooted ja töötada välja kujundus; hiljem võib olla vaja üksnes kinnitatud lahendust korrata. Samas ei pruugi väiksema korduspartii ühikuhind olla sama mis suurel esmatellimusel. Küsi mõlema olukorra tingimusi.
Eelarvepiiri puhul vähenda esmalt dubleerivaid esemeid ja tarbetuid erilahendusi. Kui näiteks karp peab olema erimõõdus ainult ühe suure eseme tõttu, tasub hinnata selle eseme väärtust kogu komplekti jaoks. Pakk peaks olema mugav ka saajale, kes peab selle kontorist koju viima.
Mida proovinäidisel kinnitada?
Ekraanil nähtav kujundus aitab hinnata paigutust, kuid ei näita täielikult materjali, trükipinna ega pakendi käitumist. Kui komplekti kavatsetakse korduvalt tellida, on füüsilise näidise ülevaatus eriti kasulik.
- Kasutusmugavus: kas ese tundub käes sobiv ja täidab kavandatud ülesannet?
- Märgistus: kas logo ning väike tekst on loetavad ja paigutus vastab kinnitatud kujundusele?
- Terviklikkus: kas toonid ja materjalid mõjuvad koos läbimõeldult?
- Pakend: kas esemed püsivad paigal ning karbi avamine ja uuesti sulgemine on lihtne?
- Komplekteerimine: kas teine inimene oskab näidise ja nimekirja järgi samasuguse paki kokku panna?
Milline päring aitab saada sisulise pakkumise?
Saada partnerile eeldatav töötajate arv, esimese partii tähtaeg, töökorraldus, eelarveraam ja brändimaterjalid. Kirjelda ka seda, kuidas inimesi aasta jooksul lisandub. Sellest sõltub, kas mõistlik on üks suur tellimus, väiksed partiid või nende kombinatsioon.
Soovime tervituspaketti uutele töötajatele. Palume pakkuda väikest põhikomplekti, ühtset kujundust ja personaalset tervituskaarti. Esimese partii kogus on [arv], vajalik kuupäev [kuupäev] ning aastane prognoos [arv]. Töötajad töötavad [kontoris / hübriidselt / mujal]. Eelarveraam on [summa ja käibemaksu arvestus]. Palume eristada esmatellimuse ja kordustellimuse kulud ning kirjeldada pakendamise ja tarne korraldust.
Kala Ruudus aitab reklaamkingituste valimisel arvestada ettevõtte firmagraafika ja sõnumiga. Saada meile tervituspaketi lähteülesanne koos olemasolevate brändimaterjalidega. Nii saame arutada, millised esemed ja kujundus moodustaksid sinu meeskonna jaoks mõistliku terviku.